Konfigurator jako UVP

Podsumowanie w liczbach:

• Pięć osób.
• Jeden projekt.
• Rok wdrożenia.
• Zwrot z inwestycji osiągnięty w pierwszym miesiącu od uruchomienia!

Jak to się zaczęło?

Podczas cyklicznych konsultacji z klientem zastanawialiśmy się, czym jeszcze możemy się wyróżnić od konkurencji jako hurtownia i reseller? Omawiając dostępne zasoby, okazało się, że jedną z „cichych supermocy” klienta jest know-how i zaplecze techniczne dające możliwość zakuwania ocynkowanych lin na wymiar (a dokładnie: zawiesi linowych jednocięgnowych z atestem). Dla kogoś, kto nie miał nigdy styczności z tematem, może to brzmieć enigmatycznie, ale w praktyce tego typu zawiesia są bardzo popularne w zastosowaniu – od drobnych rozwiązań prywatnych, po budownictwo, transport i przemysł ciężki.

Klient dotychczas nie wspominał o tym, bo nie przypuszczał, że jest możliwe przeniesienie regularnych „ręcznych” zamówień (składanych mailowo lub telefonicznie) na sklep internetowy. Fakt, że konkurencja co prawda posiada pewne narzędzia, ale nie dają one pełnej elastyczności wyboru, nie bez powodu tylko utwierdzał klienta w przekonaniu, że jest to niemożliwe.

Co zrobiliśmy?

Zmapowaliśmy modelowy proces zamówienia, który w dużym uproszczeniu wyglądał następująco:

• Klient zdzwonił lub wysyłał maila i podawał interesujące go zmienne (długość z dokładnością do jednostek dziesiętnych, grubość i ilość).
• W odpowiedzi jeden z pracowników, z tabelą w ręku, rozpisywał kosztorys.
• Po wyliczeniu mailowo przekazywał klientowi kosztorys do akceptacji.
• Klient odpowiadał na maila akceptując kosztorys do zamówienia.
  • Opcjonalnie: klient wprowadzał korektę w zamówieniu (wtedy punkty 2., 3. i 4. trzeba było przejść ponownie).
• Pracownik przekazywał zamówienie do realizacji na produkcję.
• Produkcja wykonywała zlecenie.
• Przekazanie zlecenia na magazyn.
• Ręczne uzupełnianie listu przewozowego i wysyłka towaru.
  • Opcjonalnie: gdy dane adresowe były niekompletne, konieczny był kontakt z klientem.
• Ręczne generowanie i wysyłka faktury.

Następnie pochyliliśmy się nad kluczowymi zmiennymi wpływającymi na cenę oraz danymi, które są najistotniejsze dla klientów. Sprowadziliśmy je wszystkie do tabeli w Excel’u i wypracowaliśmy formuły pozwalające na automatyczne wyliczanie cen (uwzględniając zarówno parametry zmienne, jak i koszty stałe). W skrócie: stworzyliśmy kalkulator do wyliczeń, który już sam w sobie czynił wartość dodaną dla optymalizacji obsługi klienta oraz posłużył nam jako punkt wyjścia do wdrożenia konfiguratora do sklepu.

Kolejnym krokiem było znalezienie wykonawcy, który się wykona wdrożenie w oparciu o technologię sklepu.

W trakcie poszukiwań znaleźliśmy w zaprzyjaźnionej firmie podobne i – co najważniejsze – spójne technologicznie wdrożenie. Branża była zupełnie inna, ale sam mechanizm działania konfiguratora – choć prostszy – był bardzo zbliżony do tego, czego my właśnie szukaliśmy. Przy okazji, z pierwszej ręki mieliśmy referencje o firmie wdrożeniowej. Nie pozostało nam nic więcej jak skontaktowanie się potencjalnym wykonawcą i przekazanie wspólnie wypracowanego briefu wraz z kalkulatorem. Po kilku spotkaniach, ustaleniu detali i akceptacji warunków przez klienta, rozpoczęliśmy projekt.

Grupa robocza składała się z opiekuna projektu i programisty (po stronie wykonawcy) oraz koordynatora, specjalisty technicznego i inwestora (po naszej stronie). Dzięki rzetelnemu przepracowaniu briefu i kalkulatora, klient nie musiał być nadto angażowany w projekt. Całą komunikację i zarządzanie wzięliśmy na siebie. Klient z kolei, angażował się w testy i opiniował poszczególne etapy. Projekt łącznie trwał okrągły rok. Po kilku iteracjach testów i poprawek na rzecz użyteczności i obecnych standardów e-commerce, konfigurator wreszcie ujrzał światło dzienne.

Co się zmieniło?

Przede wszystkim proces zamówienia, który obecnie wygląda tak:

• Klient wprowadza interesujące go zmienne: grubość, długość i ilość.
• Automatycznie otrzymuje wyliczenie ceny i kluczowe dane techniczne.
  • Opcjonalnie: klient samodzielnie koryguje zmienne.
• Dodaje produkt do koszyka.
• Uzupełnia dane do wysyłki i faktury.
• Wybiera formę płatności i dostawy.
• Składa zamówienie.
• Zlecenie trafia na produkcję.
• Produkcja wykonuje zlecenie.
• Przekazuje zlecenie na magazyn.
• Automatyczne uzupełnienie listu przewozowego i wysyłka towaru.
• Automatyczne wygenerowanie i wysyłka faktury.

Zrzut ekranowy obrazujący parametry konfiguratora z poziomu karty produktu:

Koszyk zakupowy:

Poza w/w zaletami należy wymienić wartość optymalizacyjną dla przedsiębiorstwa jaka idzie za automatyzacją procesu zamówień:

• Dziesiątki roboczogodzin zaoszczędzone każdego miesiąca na komunikację w procesie ofertowania i obsłudze klienta. Pracownicy w mogą w tym czasie zająć się innymi zadaniami.
• Zmniejszenie ilości potencjalnie występujących błędów ludzkich – zarówno po stronie klienta, jak i obsługi sklepu, np. podanie niepełnych danych adresowych lub wysyłka na inny adres niż dane na fakturze.